Dina personuppgifter

1. Kort sammanfattning

Det här är det viktigaste. Resten av sidan går igenom samma saker mer utförligt.

• Dina svar används för att ta fram statistik. De används aldrig för att sälja något till dig.
• Resultat redovisas i grupp. Ingen uppdragsgivare får se vad just du har svarat.
• Kontaktuppgifter som hör till en enskild undersökning sparas i högst 90 dagar efter avslutad insamling, sedan avidentifieras svaren.
• Är du med i en panel sparar vi uppgifterna så länge medlemskapet varar. Du kan avsluta det när du vill.
• Vi säljer aldrig dina uppgifter vidare.
• Du kan begära att få veta vad vi har om dig, och att få det rättat eller raderat.

2. Att delta är frivilligt

Du bestämmer själv om du vill svara. Du kan hoppa över frågor, avbryta mitt i eller låta bli helt, utan att ange skäl och utan att det påverkar din relation till oss eller till den som beställt undersökningen.

Om du avbryter behåller vi de svar du redan hunnit lämna, om du inte ber oss ta bort dem. Ofullständiga svar används bara i statistiken när det går att göra korrekt, annars sorteras de bort.

3. Vem ansvarar för dina uppgifter

Reflect Företagsutveckling AB (org.nr 556625-1277), Kungstensgatan 38, 113 59 Stockholm, genomför undersökningen.

Oftast gör vi det på uppdrag av en annan organisation. Då är uppdragsgivaren personuppgiftsansvarig och vi är personuppgiftsbiträde, vilket betyder att vi bara får behandla uppgifterna på det sätt som avtalats med dem. När vi genomför en undersökning i eget namn är vi själva personuppgiftsansvariga.

Om du kom till undersökningen via en panelleverantör är det de som ansvarar för din panelprofil och dina kontaktuppgifter. Vi får ditt svar och en kod som identifierar besöket, inte ditt namn.

4. Vilka uppgifter vi behandlar

Vilka uppgifter det handlar om beror på hur du blev inbjuden. Vi använder inga spårningscookies, inga annonsnätverk och köper inte in uppgifter om dig från andra källor.

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress eller mobilnummer, när vi eller uppdragsgivaren bjudit in dig direkt
• Dina svar, inklusive det du själv skriver i fritextrutor
• Bakgrundsuppgifter du uppger, till exempel ålder, kön, ort eller hushållets storlek
• Känsliga uppgifter, till exempel hälsa eller politisk uppfattning, bara när undersökningen uttryckligen frågar om det och du har lämnat samtycke
• Teknisk information: en tillfällig sessionscookie som håller reda på var i enkäten du är, tidsstämplar och hur lång tid svaren tog

5. Varför vi behandlar dem, och med vilken laglig grund

Ändamålet är att genomföra undersökningen, kvalitetssäkra materialet och ta fram statistik och analys ur det.

Berättigat intresse (artikel 6.1 f GDPR) är grunden för själva undersökningen och för kvalitetskontrollen. Samtycke (artikel 6.1 a) inhämtas separat för känsliga uppgifter enligt artikel 9 och för medlemskap i en panel. Avtal (artikel 6.1 b) gäller om deltagandet ger en ersättning eller en plats i en utlottning.

Vi använder inte dina svar för att rikta marknadsföring mot dig, och vi fattar inga automatiserade beslut om dig i den mening som avses i artikel 22.

6. Varför uppgifterna inte avidentifieras direkt

Det här är den fråga vi får oftast, och svaret är kvalitetskontroll.

Innan en undersökning är färdig måste vi kunna gå tillbaka till enskilda rader i materialet: kontrollera att rätt person fått rätt enkät, upptäcka dubbletter, spåra svar som ser felaktiga ut, ta bort svar som visar sig ogiltiga och komplettera bortfall i grupper som svarat för lite. Ingen av de kontrollerna går att göra på ett material där kopplingen redan är borttagen.

Därför behåller vi kopplingen mellan dina svar och den identifierare du blev inbjuden med under en begränsad tid: som regel högst 90 dagar efter att insamlingen avslutats, ofta kortare än så. När materialet är kontrollerat och godkänt tas namn, e-postadress och telefonnummer bort, och svaren blir avidentifierade.

Två saker är värda att veta om vad det innebär. Efter avidentifieringen kan vi inte längre ta fram just dina svar, vilket också betyder att en begäran om radering behöver nå oss innan dess. Och fritextsvar sparas som du skrev dem, eftersom vi inte kan maskera innehållet i en löpande text utan att förvanska den. Skriv därför inga namn, adresser eller personnummer i fritextrutorna.

7. Om du är med i en panel

En panel betyder att du har tackat ja till att bli tillfrågad återkommande, i stället för en enda gång.

Då sparar vi kontaktuppgiften och en medlemsidentifierare så länge medlemskapet varar, plus de bakgrundsuppgifter du lämnat så att vi slipper fråga om samma sak varje gång. De enskilda undersökningar du deltar i följer ändå regeln ovan: kopplingen mellan svar och identifierare tas bort när materialet är kontrollerat.

Du kan avsluta medlemskapet när som helst, utan att ange skäl. Då tar vi bort dina kontaktuppgifter utan onödigt dröjsmål. Svar du redan lämnat blir kvar i avidentifierad form, eftersom de redan ingår i statistik som är levererad.

Drivs panelen av en extern leverantör är det hos dem du avslutar medlemskapet, och deras villkor gäller för din panelprofil.

8. Vilka som kan se dina uppgifter

Inom Reflect har bara de som arbetar med undersökningen åtkomst, och behörigheterna är styrda per person och per projekt.

Uppdragsgivaren får resultatet i grupperad form. De får inte se enskilda svar tillsammans med namn, om du inte själv uttryckligen bett om att bli kontaktad.

Vi anlitar leverantörer för att driva tekniken. Alla har personuppgiftsbiträdesavtal och får inte använda uppgifterna för egna ändamål. Vi säljer aldrig dina uppgifter, och lämnar inte ut dem till någon utanför listan nedan om inte lagen kräver det.

• Databasdrift och lagring (Supabase, Frankfurt, Tyskland)
• Webbhotell och leverans av enkäten (Vercel)
• Utskick av inbjudningar och påminnelser
• AI-tjänster för bearbetning av fritextsvar (Anthropic och Google), där avtalen säkerställer att materialet inte används för att träna modeller

9. Var uppgifterna lagras

Huvuddelen av all behandling sker inom EU och EES, och databasen ligger i Frankfurt. Vissa av leverantörerna ovan har verksamhet i USA. De överföringarna skyddas av EU:s standardavtalsklausuler enligt artikel 46.2 c GDPR.

10. Hur uppgifterna skyddas

Uppgifterna överförs krypterat (TLS) och lagras i en databas där åtkomsten styrs på radnivå, inte bara i applikationen. Behörigheter är rollbaserade och följs upp, åtkomst loggas, och kontaktuppgifter hålls åtskilda från svaren så att de kan tas bort för sig.

Skulle en incident ändå inträffa som innebär en risk för dig anmäler vi den till Integritetsskyddsmyndigheten inom 72 timmar, och informerar dig när lagen kräver det.

11. Dina rättigheter

Du har följande rättigheter enligt GDPR. De går att utnyttja så länge vi kan hitta dina uppgifter, alltså fram till avidentifieringen.

• Få veta vilka uppgifter vi behandlar om dig (registerutdrag)
• Få felaktiga uppgifter rättade
• Få dina uppgifter raderade
• Begära att behandlingen begränsas medan en fråga utreds
• Invända mot behandling som vilar på berättigat intresse
• Få ut dina uppgifter i ett maskinläsbart format
• Återkalla ett samtycke du lämnat, utan att det påverkar det som redan gjorts
• Klaga till Integritetsskyddsmyndigheten (imy.se), som är tillsynsmyndighet

12. Så begär du något av det ovanstående

Mejla info@reflect.se och skriv vilken undersökning det gäller. Har du kvar inbjudan hjälper det oss mycket om du bifogar länken eller koden ur den, eftersom den ofta är det enda som kopplar dig till rätt material.

Vi svarar utan onödigt dröjsmål och senast inom en månad. Det kostar ingenting.

Gäller det en panel som drivs av någon annan än oss vänder du dig till dem, eftersom det är de som har din panelprofil.

13. Kontakt

Reflect Företagsutveckling AB Kungstensgatan 38, 113 59 Stockholm E-post: info@reflect.se Telefon: 0709-99 52 36

Den fullständiga integritetspolicyn finns på reflect.se/sv/integritetspolicy.